Dans HERAW, la gestion des accès repose sur des rôles et des permissions.
Un rôle définit ce qu’un utilisateur peut faire dans un projet : consulter du contenu, uploader des fichiers, créer des tâches, gérer des événements, partager des casts, ajouter des notes, télécharger des éléments, etc.
À partir des offres Enterprise, les workspaces peuvent créer des rôles personnalisés afin d’adapter les droits aux besoins de leur organisation et de leurs workflows.
Rôles par défaut créés automatiquement
Lorsqu’un nouveau workspace est créé, HERAW génère automatiquement un ensemble de rôles par défaut.
Ces rôles proposent une structure de permissions prête à l’emploi, pensée pour couvrir la plupart des usages de collaboration.
Rôles personnalisés (Enterprise)
Les workspaces Enterprise peuvent créer et gérer leurs propres rôles afin de refléter leur organisation interne.
Les rôles personnalisés peuvent être configurés avec des permissions détaillées sur :
Les téléchargements
Les casts et le partage
Les fichiers et les dossiers
Les notes et annotations
Les tâches et les workflows
Les événements et le planning
Les droits de gestion du projet et des dossiers via Manage
Cela permet de créer des rôles adaptés à des cas concrets, comme :
Validateur légal
Contributeur agence externe
Client validation uniquement
Responsable de production
Uploader limité
La permission Manage : administration complète du projet et des dossiers
Certains rôles peuvent inclure une permission spécifique appelée Manage.
Lorsque Manage est activé, l’utilisateur peut administrer la structure et la gouvernance du projet, notamment :
Gérer les membres du projet, ajout, modification, suppression
Modifier les paramètres du projet
Mettre à jour le nom et le statut du projet
Gérer les permissions et la gouvernance des dossiers
Manage débloque les droits d’administration au delà des simples droits opérationnels de collaboration.
Explication des niveaux de permission
Chaque fonctionnalité peut être configurée selon plusieurs niveaux d’accès :
Niveau | Signification |
|---|---|
Disabled | L’utilisateur ne peut pas accéder à la fonctionnalité. |
Read | L’utilisateur peut consulter, mais ne peut rien modifier. |
Write | L’utilisateur peut créer, modifier et mettre à jour. |
Manage | L’utilisateur a un contrôle complet, incluant les actions avancées de gestion. |
Rôles par défaut et permissions
Voici les rôles créés automatiquement dans chaque workspace, avec leurs niveaux de permission.
Permission | Spectator | Reviewer | Contributor | Manager |
|---|---|---|---|---|
Licence | BASIC | BASIC | BASIC | STANDARD |
Manage | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
Download | Disabled | Disabled | Disabled | Manage |
Casts | Read | Read | Write | Manage |
Files | Disabled | Write | Write | Manage |
Notes | Disabled | Write | Write | Manage |
Tasks | Read | Read | Write | Manage |
Events | Disabled | Read | Write |
Bonnes pratiques
✅ Utilise Spectator pour les personnes qui ont seulement besoin de visibilité
✅ Utilise Reviewer pour les workflows de validation et de retours
✅ Utilise Contributor pour les collaborateurs qui participent activement à la production
✅ Utilise Manager pour les responsables de projet et les administrateurs
Pour les organisations Enterprise, il est recommandé de créer des rôles personnalisés afin de refléter les départements internes et les étapes de validation.
